如何提高外貿開發(fā)信的回復率
外貿開發(fā)信對擴展外貿業(yè)務量，開發(fā)培養(yǎng)新客戶非常重要。開發(fā)信的回復率是決定開發(fā)信是否成功的第一要素，然而，決定開發(fā)信的回復率是受什么影響的呢？本文從多個角度來探討影響開發(fā)信回復率的因素。
一、什么是外貿開發(fā)信
顧名思義，開發(fā)信就是你第一次寫給潛在客人的郵件，信函。而外貿開發(fā)信，則是你寫給你的潛在客戶的第一封信件，其目的是開發(fā)這個潛在客戶，希望建立業(yè)務合作，收獲訂單，擴展業(yè)務。外貿開發(fā)信拋送的是希望建立友好合作關系的橄欖枝，帶來的可能是滾滾不盡的金錢流，發(fā)出的是希望，期待的是回復。最最最值得研究的還是電子郵件傳遞的開發(fā)信，這個是一種最快捷，最省錢，最充分，又不容易產生誤解的有效溝通方式。
二、 外貿開發(fā)信寫給誰
如果對方能夠被你評判為你的潛在客戶，那么你一定通過某種渠道對其有所了解。如果毫無了解，那么就是典型的漫天撒網的方式了，這種情況一般成功的機會不會很多。
當然，這種了解，是有成本的，主要是時間精力成本和渠道投入成本。如何在成本的投入基礎上，獲取收益，就要爭取提高開發(fā)信的回復率了。
既然有成本，當然要控制，才能追求利益的最大化，所以不得不說下渠道。
我們外貿人了解客戶的渠道主要有以下幾種：展會，收費B2B網站，免費B2B網站，“發(fā)布產品信息，讓客戶主動來找你”，搜索引擎，政府機構，黃頁，國外相關BBS或社區(qū)，對方公司網站......
買賣買賣，一方買，一方賣，買賣方成?，F(xiàn)在是買方市場，有需求，才有購買意愿，才會調查市場，產品對路，質量價格服務合適，才容易成交。而要評價潛在客戶的質量高低，則應當從產品是否對路，是否有購買意愿，質量價格服務基礎上結合可能成交量所產生的可能利潤大小等因素分析。
一般來說，展會上獲得的潛在客戶，質量最高，對方對你的產品已經有所了解，并且對方的渠道投入也挺大的，購買意愿應當相當強，量也較大，應當重點開發(fā)。
收費B2B網站，免費B2B網站，一般能夠從此獲得最新的求購信息，然而要具體情況具體分析，進行綜合評價。根據筆者和廣大外貿網友商友自己使用這些網站的經驗看，B2B網站上的求購信息要慎重對待，有專門行騙的，有調查市場的，有廣告宣傳的，當然，也有誠心想做生意的。所以，這個要結合自己的經驗、產品和B2B網站所覆蓋的地域，求購信息發(fā)布者的國家地區(qū)和所留信息的詳細認真情況分析，當然，你首先要關心的還是產品是否對路，對路了再仔細看吧。
“發(fā)布產品信息，讓客戶主動來找你”，這個其實很不好講，你都在什么地方發(fā)過信息？你發(fā)的信息內容是怎樣介紹自己公司或產品的？因為當對方聯(lián)系你時候，可能你對對方一無所知。所以贊成主動出擊，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。
政府機構，公司黃頁，這個上面收集的客戶信息可能不那么詳細，可能是三“沒有”，沒有聯(lián)系人姓名，沒有郵箱，沒有產品細分，所以最好能夠結合其他網絡工具，稍微深入點進行了解。
搜索引擎，這個是我最愛，也希望能夠成為廣大外貿同行的最愛。個人認為，電腦不上網，等于文件箱；學習電腦應用，首練搜索引擎。這個東東真的太好太有用了。通過搜索引擎，或結合搜索引擎，可以最好的遵行魯迅老先生倡導的拿來主義，你那里有好東東，拿來我免費用用，呵呵。
三、外貿開發(fā)信怎么寫
稱呼，每個人最喜歡聽的就是名字，所以，能不用Dir Sir./Madam就最好別用，盡量使用對方的名字；盡量別讓客戶一眼看出你在郵件群發(fā)，把客戶的信箱對在一大堆收件信箱地址里面。
內容，既要言簡意賅，又要言之有物；既要注意格式，又要言語得體；因為開發(fā)信內容的撰寫要根據對潛在客戶的了解分析和評價不同而不同，而且也有諸多文章進行總結，本文也不贅述。
四、外貿開發(fā)信怎么送
寫開發(fā)信的目的當然希望潛在客戶能夠收到并打開。這就要求你對所采用的傳遞方式，傳遞方法熟悉并用好。
1、轉交 老朋友或老客戶推薦，注意，千萬別引起“吃醋”現(xiàn)象哦，醋壇子一翻，你麻煩就大了，說不定還失去老朋友或老客戶。所以，一定要注意保證的是，你和潛在客戶建立新的友好合作關系，不僅對現(xiàn)有的老朋友或老客戶不造成有害的沖擊，還能帶來“好處”。什么“好處”，呵呵，多動動腦筋，好好“收買”吧。
2、觀察 了解潛在客戶，要發(fā)送到潛在客戶經常關注的地方。
3、制作介質精美 對最常用的外貿開發(fā)信傳遞手段來講，就是電子郵件，而一個好的發(fā)送郵箱和一個細細斟酌的郵件標題對潛在客戶是否打開你的郵件是很關鍵的。其他的待補充，呵呵，本來就打算是拋磚引玉的。
五、外貿開發(fā)信怎么寫了后怎么做
外貿開發(fā)信寫了發(fā)了以后就需要等了，不過一般不必那么擔心。如果對這個潛在客戶評價比較高，而且自己的開發(fā)信有信心，就稍微等個兩三天，給對方個思考空間，然后還沒回音，可以再發(fā)個郵件或打個電話，詢問一下，對方是否在什么時間收到自己的去信。機會都是自己把握的，所以對重點潛在客戶，要努力爭取。一個追蹤，充分體現(xiàn)了對對方的重視，也很能引起對方的好感和重視，當然，追蹤信或電話同樣要言簡意賅，言語得體。
六、外貿開發(fā)信石沉大?；蛟庥鐾诵诺某Ｒ娫?/strong>
1、郵箱地址出現(xiàn)拼寫錯誤；
2、對方郵箱已經棄用；
3、發(fā)件人自己的郵箱已滿，導致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對方的郵箱默認為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習慣；
5、網絡原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導致發(fā)送失??；
6、客戶國家過節(jié)，導致回復延遲；
7、郵件的標題引不起客戶興趣；
8、帶有附件，客戶擔心病毒，不敢打開；
9、附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不愿意相信免費郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來，擔心信息被竊??；
11、對客戶無絲毫了解，產品不對路；
12、誤讀客戶的求購信息，產品不對路；
13、客戶的求購信息發(fā)布已久，目前無需求；
14、給予對方的回信不夠及時，對方已經找到好的買家；
15、不了解自己的優(yōu)勢產品和沒有把握好目標客戶，大海撈針，開發(fā)信無針對性和目的性；
16、開發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18、開發(fā)信行文措辭不夠專業(yè)；
19、信件內容沒有做到言簡意賅并體現(xiàn)自身產品的價值；
20、對方國家擔心中國人的產品傾銷，給予高關稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產品；
21、對方公司已有自己固定的供應商；
22、某些客戶發(fā)布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23、開發(fā)信的內容無吸引力；
24、某些客戶可能不愿與中間商（外貿公司）談合作事宜；
25、產品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望范圍之內；
26、對方對你的公司與產品缺乏了解，有心理防范作用，擔心上當受騙；
27、某些客戶由于對產品的需求時間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話，傳真等，但是開發(fā)信上沒有標明這些聯(lián)系方式；
28、全角半角影響，開發(fā)信在不同語言不同版本的操作系統(tǒng)瀏覽器中出現(xiàn)大量亂碼，閱讀困難；
七、提高開發(fā)信的回復率的建議
1、要多了解你的潛在客戶，進行分析評價，每天重點開發(fā)的客戶不要過多，否則，呵呵，太辛苦啊！建議每日3-5封為佳；
2、重點開發(fā)和廣種薄收相結合，重點開發(fā)的客戶要針對需求，開發(fā)信內容因人而異；廣種薄收可以使用事先準備好的模版，能得知對方聯(lián)系人姓名的，單個發(fā)，更改稱呼；不能的，沒辦法，密件抄送；
3、多熟悉產品，產品知識決定你給客戶的第一印象是否專業(yè)；
4、重視價格（虛盤），適當的價格決定了你的開發(fā)信，你，你的公司，你的產品對客戶的潛在價值；
5、盡可能避免四中列舉的的情況發(fā)生在你的開發(fā)信上。
6、重視跟蹤。
7、細節(jié)決定成敗，思考才有長進！
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